Автоматическая проверка
- Дней до оплаты
- НДС в сумме
Реестр входящих счетов и сроков оплаты
Добавьте входящие счета поставщиков, выберите ставку НДС для каждого, проверьте сроки и статусы оплаты, затем скачайте готовый XLSX. Если нужно выставить счёт клиенту, используйте отдельный генератор счёта. Бесплатно, без регистрации.
Добавьте счета и сроки оплаты
Откройте карточку счёта, укажите сумму, ставку НДС и контрольную дату. Сводка ниже покажет объём неоплаченных счетов и просрочки.
Что требует внимания по счетам
Сводка считается по введённым данным. Отклонённые и оплаченные счета не входят в сумму к оплате и просрочку.
Проверьте и скачайте XLSX
В скачанном .xlsx сохраняется выбранная ставка НДС и формула выделения налога из суммы, работает расчёт дней до оплаты, подсветка просрочки по статусу и лист-инструкция. Отклонённые счета не попадают в сумму к оплате. В сеть уходит только генерация файла.
Как работать с реестром счетов
Реестр счетов на оплату решает главную задачу финансовой службы — не пропустить срок и не уйти в просрочку с пенями. В инструменте выше ведите каждый входящий счёт отдельной карточкой: показатель «Дней до оплаты» и статус показывают, что просрочено, что нужно оплатить в ближайшие дни и сколько денег требуется. При выгрузке формулы и условное форматирование продолжают работать в Excel.
- Красная отметка — счёт просрочен и ещё не оплачен.
- Жёлтая — оплата в ближайшие 3 дня.
- Зелёная — счёт оплачен; отклонённый не входит в сумму к оплате.
- Для каждого счёта отдельно выбирается ставка 22%, 20%, 10%, 7%, 5%, 0% или режим «Без НДС».
Полный разбор граф реестра, различий счёта и счёта-фактуры, приоритизации платежей по ст. 855 ГК РФ, ставок НДС и сроков хранения — в большом гайде: Реестр счетов на оплату в Excel: образец, графы и контроль оплат. Смежные шаблоны — реестр договоров и реестр приказов.
Чтобы увидеть совокупный график оплат и кассовый разрыв, перенесите сроки и суммы неоплаченных счетов в календарь, затем добавьте остальные выплаты и ожидаемые поступления. Автоматической синхронизации между двумя публичными инструментами нет.
Если счёт относится к длительному обязательству, внесите лимит, этапы и акты в реестр исполнения договоров. Здесь автоматической синхронизации тоже нет: переносите только необходимые реквизиты.
Частые вопросы
Как скачать готовый шаблон реестра счетов на оплату в Excel?
Заполните карточки своими счетами (или оставьте демонстрационный пример) и нажмите «Скачать XLSX». Вы получите файл с формулами «Дней до оплаты» и «в т.ч. НДС», выбранными ставками НДС, подсветкой просрочки по статусу, выпадающими списками и листом-инструкцией. Файл открывается в Excel, «Google Таблицах» и LibreOffice.
Какие графы должны быть в реестре счетов на оплату?
Рабочий минимум: номер и дата счёта, контрагент с ИНН, основание (договор или счёт-оферта), сумма, в том числе НДС, срок оплаты, статус (получен / на согласовании / к оплате / оплачен / отклонён) и дата фактической оплаты. Две графы критичны для контроля: «срок оплаты» — чтобы реестр подсвечивал приближение даты и просрочку, и «статус» — чтобы было видно, какие счета прошли согласование и готовы к оплате.
Как контролировать просроченные и ближайшие платежи?
Показатель «Дней до оплаты» считается автоматически: красная отметка означает просроченный неоплаченный счёт, жёлтая — срок в ближайшие 3 дня, зелёная — оплату, подтверждённую фактической датой. Статус «Оплачен» без даты не закрывает долг; отклонённые счета не попадают в сумму к оплате и просрочку. В скачанном Excel контроль продолжает работать с помощью формул и условного форматирования.
Как учесть разные ставки НДС в реестре счетов?
В каждой карточке выберите 22%, 20%, 10%, 7%, 5%, 0% или «Без НДС». Для ставки R инструмент выделяет налог из суммы по формуле Сумма×R/(100+R); при 0% и «Без НДС» результат равен нулю, но режимы остаются различимыми в реестре. В 2026 году основная ставка — 22%, а 20% сохранена в инструменте для старых и переходных документов. Правильная ставка зависит от операции и налогового режима — инструмент её не определяет за пользователя.
Сколько хранить счета на оплату и реестр?
Базовый горизонт — 5 лет. Счёт на оплату хранится в составе первичного пакета как основание платежа (ст. 29 ФЗ-402, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), отсчёт — с 1 января года, следующего за годом последнего использования документа для отчётности. Документы об оплате и реестры их учёта Перечень Росархива № 236 также относит к 5-летнему сроку. То есть для всего блока — счёт, реестр, связанная первичка — удобен единый горизонт 5 лет.
Когда счетов становится больше сотни
Личный файл перестаёт справляться: платёж уходит без визы, а о кассовом разрыве узнают постфактум. В Cloudwork можно организовать карточки счетов и маршрут их согласования; платёжный календарь и бюджетная модель ведутся отдельно. Начать можно бесплатно — без банковской карты.
Навести порядок в оплатах