Реестр счетов на оплату в Excel — шаблон и конструктор

Заполните пример своими счетами и скачайте готовый реестр в Excel: контроль сроков оплаты, статусы, автоподсчёт НДС 22%. Бесплатно, без регистрации.

3счетов
241 000 ₽к оплате
1просрочены
№ счётаДата счётаКонтрагентИННОснованиеСумма, ₽Срок оплатыСтатус оплатыДата оплатыДней до оплаты
оплачен
-3
2

В скачанном .xlsx добавляется столбец «в т.ч. НДС 22%» (формула =Сумма×22/122), рабочая формула «Дней до оплаты», подсветка просрочки по статусу и лист-инструкция. В сеть уходит только генерация файла.

Пока счета учитываются в личном файле, о просрочке и кассовом разрыве узнают постфактум. В Cloudwork реестр счетов ведётся со сроками, статусами согласования и привязкой к платёжному календарю — ни один счёт не уйдёт без визы.

Навести порядок в оплатах

Как работать с реестром счетов

Реестр счетов на оплату решает главную задачу финансовой службы — не пропустить срок и не уйти в просрочку с пенями. В конструкторе выше ведите каждый входящий счёт строкой: колонка «Дней до оплаты» и подсветка по статусу сразу показывают, что просрочено, что нужно оплатить в ближайшие дни и сколько денег требуется. Кнопка «Скачать в Excel» отдаёт файл, где эти формулы и условное форматирование продолжают работать.

Полный разбор граф реестра, различий счёта и счёта-фактуры, приоритизации платежей по ст. 855 ГК РФ, НДС 22% и сроков хранения — в большом гайде: Реестр счетов на оплату в Excel: образец, графы и контроль оплат. Смежные шаблоны — реестр договоров и реестр приказов.

Частые вопросы

Как скачать готовый шаблон реестра счетов на оплату в Excel?
Заполните таблицу выше своими счетами (или оставьте пример) и нажмите «Скачать в Excel». Вы получите .xlsx с рабочими формулами контроля оплаты («Дней до оплаты» и «в т.ч. НДС 22%»), подсветкой просрочки по статусу, выпадающим списком статусов и листом-инструкцией. Файл открывается в Excel, «Google Таблицах» и LibreOffice.
Какие графы должны быть в реестре счетов на оплату?
Рабочий минимум: номер и дата счёта, контрагент с ИНН, основание (договор или счёт-оферта), сумма, в том числе НДС, срок оплаты, статус (получен / на согласовании / к оплате / оплачен / отклонён) и дата фактической оплаты. Две графы критичны для контроля: «срок оплаты» — чтобы реестр подсвечивал приближение даты и просрочку, и «статус» — чтобы было видно, какие счета прошли согласование и готовы к оплате.
Как контролировать просроченные и ближайшие платежи?
В конструкторе колонка «Дней до оплаты» считается автоматически, а строки подсвечиваются с учётом статуса: красным — просроченные неоплаченные счета, жёлтым — платежи в ближайшие 3 дня, зелёным — оплаченные. В скачанном Excel это реализовано условным форматированием по формулам =И($срок<СЕГОДНЯ();$статус<>"Оплачен") и аналогичной для ближайших дней, поэтому контроль работает при каждом открытии файла.
Как считается НДС 22% в счетах 2026 года?
С 1 января 2026 года базовая ставка НДС повышена с 20 % до 22 % (льготная 10 % сохранена). В шаблоне столбец «в т.ч. НДС 22%» выделяет налог из суммы счёта по формуле =Сумма×22/122. На стыке годов будьте внимательны: если аванс получен в 2025-м по ставке 20 %, а отгрузка в 2026-м, НДС по отгрузке считается уже по 22 %. Единой формы счёта на оплату по-прежнему нет, но ставку и реквизиты нужно привести в соответствие.
Сколько хранить счета на оплату и реестр?
Базовый горизонт — 5 лет. Счёт на оплату хранится в составе первичного пакета как основание платежа (ст. 29 ФЗ-402, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), отсчёт — с 1 января года, следующего за годом последнего использования документа для отчётности. Документы об оплате и реестры их учёта Перечень Росархива № 236 также относит к 5-летнему сроку. То есть для всего блока — счёт, реестр, связанная первичка — удобен единый горизонт 5 лет.

Когда счетов становится больше сотни

Личный файл перестаёт справляться: платёж уходит без визы, а о кассовом разрыве узнают постфактум. В Cloudwork реестр счетов ведётся со сроками, статусами согласования и привязкой к платёжному календарю. Бесплатно для команд до 10 человек.

Навести порядок в оплатах