Реестр (журнал) приказов — это документ, без которого компания не может ни доказать существование приказа в суде, ни найти его за разумное время, ни передать дела при увольнении делопроизводителя. Особенность реестра приказов по сравнению с реестрами договоров, актов или счетов — обязательное разделение на два независимых журнала с собственной нумерацией и принципиально разными сроками хранения. Этот раздел делопроизводства часто ведётся «по привычке» в одном файле — и это самая распространённая ошибка, которая всплывает при первой же передаче дел в архив. Ниже — готовый шаблон, образцы заполнения для разных типов приказов, нумерация по ГОСТ Р 7.0.97-2025, сроки хранения по ст. 22.1 ФЗ-125 и сценарии перехода на КЭДО.
Что вы получите из статьи
- почему нужно два отдельных журнала, а не один общий;
- обязательные поля каждого журнала;
- образец заполненной строки для приказа по ОД и по ЛС;
- правила нумерации с индексами «–ОД», «–ЛС», «–К»;
- формулы для контроля сроков и автоматических уведомлений;
- матрицу сроков хранения 5 / 50 / 75 лет по ст. 22.1 ФЗ-125;
- связь с КЭДО и электронной формой реестра;
- сценарии, когда Excel перестаёт справляться.
Зачем нужен реестр приказов: три цели
Прежде чем рисовать столбцы, полезно зафиксировать, ради чего реестр существует. Это влияет на структуру.
| Цель | Кому нужно | Что должен показывать реестр |
|---|---|---|
| Делопроизводственная | секретарю, кадровику, руководителю | уникальный номер каждого приказа, дату, статус |
| Правовая | юристу, суду при споре | доказательство существования и содержания приказа |
| Архивная | архивариусу, проверяющим из ГИТ или Роскомнадзора | сроки хранения, отметки о направлении в дело |
Из трёх целей особенно часто упускается архивная. Между тем именно она определяет необходимость раздельных журналов: документы с разными сроками хранения нельзя смешивать в одном деле и передавать в архив единым потоком. Эта же логика разделения работает и для других реестров — например, реестр договоров ведётся отдельно от реестра приказов, потому что у договоров своя номенклатура и сроки.
Два обязательных реестра: ОД и ЛС
Это ключевая особенность приказов, отличающая их от реестра договоров. По требованиям делопроизводства и архивного дела журнал ведётся раздельно для двух потоков.
| Журнал | Что регистрирует | Срок хранения | Индекс нумерации |
|---|---|---|---|
| Журнал приказов по основной деятельности (ОД) | приказы руководителя по управлению компанией: утверждение положений, ввод в действие политик, создание комиссий | 5 лет | –ОД (или без индекса) |
| Журнал приказов по личному составу (ЛС) | приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате, надбавках, поощрениях | 50 / 75 лет | –ЛС |
| Подраздел: краткосрочные ЛС | приказы об ежегодных отпусках, командировках (без вредности) | 5 лет | –К |
На практике в средней компании ведут три отдельных журнала или одну книгу с тремя разделами: ОД, ЛС (50/75 лет) и К (5 лет, ежегодные отпуска и командировки). Это упрощает экспертизу ценности при подготовке к уничтожению.
Виды приказов и их сроки хранения
Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает сроки для каждого вида приказа. Ниже — наиболее частые виды в средней компании.
| Вид приказа | Журнал | Срок хранения | Норма |
|---|---|---|---|
| Об утверждении ЛНА (положений, инструкций) | ОД | 5 лет (или постоянно для отдельных) | Росархив № 236 |
| О создании / ликвидации подразделения | ОД | 5 лет / постоянно | Росархив № 236 |
| О назначении ответственных лиц | ОД | 5 лет | Росархив № 236 |
| О приёме на работу (Т-1) | ЛС | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 |
| О переводе / перемещении (Т-5) | ЛС | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 |
| Об увольнении (Т-8) | ЛС | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 |
| О поощрении (Т-11) | ЛС | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 |
| Об оплате труда, премиях, надбавках | ЛС | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 |
| О ежегодных отпусках (Т-6) | К | 5 лет | Росархив № 236 |
| О командировках (Т-9) | К | 5 лет | Росархив № 236 |
| О дисциплинарных взысканиях | ЛС | 3 года | ст. 194 ТК РФ + Росархив № 236 |
| Об отпуске работника с вредными условиями | ЛС | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 (исключение) |
| Об отпуске по уходу за ребёнком | ЛС | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 |
Срок 75 лет применяется к приказам, по которым делопроизводство закончено до 1 января 2003 года; для всех более новых — 50 лет. На практике для компании, созданной после 2003 года, актуален срок 50 лет, но в смешанных архивах нужно различать оба периода. О том, как это вписывается в общую систему хранения документов компании, мы подробно разбираем в гайде по организации документооборота с нуля.
Обязательные поля журнала по основной деятельности
Для журнала ОД достаточно базового набора полей; глубокая детализация по сотрудникам не нужна.
| Поле | Тип данных | Зачем |
|---|---|---|
| № записи в журнале | число | сквозная нумерация записей |
| Дата приказа | дата | хронология и расчёт сроков хранения |
| Регистрационный номер | строка («14-ОД») | уникальная идентификация по ГОСТ |
| Краткое содержание | строка | поиск без открытия документа |
| Подписант | строка | обычно ген. директор или уполномоченное лицо |
| Исполнитель / ответственный | строка | кто отвечает за исполнение |
| Куда передан / отметка о направлении в дело | строка | архивный учёт |
| Ссылка на скан / электронный документ | строка / гиперссылка | быстрый доступ к оригиналу |
| Срок хранения | строка («5 лет») | автоматический расчёт даты уничтожения |
Обязательные поля журнала по личному составу
Журнал ЛС детализированнее: здесь фиксируется работник, которого касается приказ, и основание.
| Поле | Тип данных | Зачем |
|---|---|---|
| № записи в журнале | число | сквозная нумерация |
| Дата приказа | дата | хронология |
| Регистрационный номер | строка («14-ЛС» или «14-К») | уникальная идентификация |
| Вид приказа | выпадающий список | приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, поощрение |
| ФИО работника | строка | идентификация субъекта приказа |
| Табельный номер | число | связь с кадровой системой |
| Должность / подразделение | строка | место работы |
| Краткое содержание | строка | суть приказа |
| Основание | строка | заявление, служебная записка, договор и т. п. |
| Подписант | строка | уполномоченное лицо |
| Отметка об ознакомлении работника | дата + подпись | юридическая значимость |
| Ссылка на скан | строка / гиперссылка | доступ к оригиналу |
| Срок хранения | строка («50 лет» / «5 лет») | архивный учёт |
Образец строки реестра
Ниже — пример заполнения для типичного приказа каждого типа.
Пример строки журнала по основной деятельности
№ записи: 26
Дата приказа: 12.04.2026
Регистрационный номер: 26-ОД
Краткое содержание: О создании постоянно действующей экспертной комиссии
Подписант: Иванов И. И., ген. директор
Исполнитель: Петрова С. А., секретарь
Передан в дело: Дело № 02-04 «Приказы по ОД 2026»
Ссылка: //share/orders/2026/26-OD.pdf
Срок хранения: 5 лет (до 31.12.2031)
Пример строки журнала по личному составу (приём)
№ записи: 42
Дата приказа: 15.04.2026
Регистрационный номер: 42-ЛС
Вид приказа: Приём (Т-1)
ФИО: Сидоров Алексей Петрович
Табельный номер: 1085
Должность / подразделение: ведущий разработчик, отдел разработки
Содержание: принять на работу с 16.04.2026 с испытательным сроком 3 мес.
Основание: Трудовой договор № ТД-2026-1085 от 15.04.2026
Подписант: Иванов И. И., ген. директор
Ознакомление работника: 15.04.2026, подпись Сидоров
Срок хранения: 50 лет (до 31.12.2076)
Пример строки журнала по личному составу (отпуск)
№ записи: 8
Дата приказа: 01.04.2026
Регистрационный номер: 8-К
Вид приказа: Ежегодный отпуск (Т-6)
ФИО: Кузнецова Мария Сергеевна
Табельный номер: 0716
Должность: главный бухгалтер
Содержание: очередной оплачиваемый отпуск 14 кал. дней с 12.05.2026
Основание: График отпусков на 2026 год, заявление № 27 от 25.03.2026
Срок хранения: 5 лет (до 31.12.2031) — нет вредных условий
Регистрационный номер по ГОСТ Р 7.0.97-2025
С 2025 года в России действует обновлённый ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказ Росстандарта от 30.12.2025 № 1700-ст). Реквизит 11 этого стандарта — регистрационный номер документа — определяется как цифровой или буквенно-цифровой код, включающий порядковый номер и дополнительные данные в соответствии с принятой в организации классификацией.
Правила нумерации, которые рекомендует ГОСТ
- Раздельные потоки. Каждый журнал ведёт собственную валовую нумерацию.
- Календарный год. Нумерация обнуляется 1 января.
- Сквозной порядок. Номера идут без пропусков; ошибка не «правится» — выпускается приказ об отмене и новый.
- Индексы потока. «–ОД», «–ЛС», «–К» — устоявшаяся практика, конкретные индексы фиксируются в инструкции по делопроизводству.
- Внутренняя инструкция. Структура номера и правила обязательно описываются в локальном нормативном акте — «Инструкции по делопроизводству» или «Положении о приказах».
Произвольное проставление номеров «задним числом» — частая операционная ошибка, которая впоследствии приводит к серьёзным проблемам при налоговых, кадровых и архивных проверках. Поэтому критично, чтобы регистрация в журнале выполнялась в день подписания приказа и сразу — без отложенных записей «как-нибудь потом».
Условное форматирование и формулы
Excel позволяет автоматически контролировать ключевые ситуации в реестре приказов. Самые полезные настройки:
Формулы для журнала приказов
Срок хранения истёк: =ДАТА(ГОД($B2)+5;12;31)<СЕГОДНЯ() (для 5-летнего срока)
Дни до уничтожения: =ДАТА(ГОД($B2)+5;12;31)-СЕГОДНЯ()
Дубль номера: условное форматирование =СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$C2)>1 → красный фон
Пропуск в нумерации: =$A2-$A1<>1 → выделение оранжевым
Приказ старше 30 дней без ознакомления (для ЛС): =И($I2="";СЕГОДНЯ()-$B2>30) → красный фон
Автоматический индекс: =A2&"-"&D2 где A2 — порядковый, D2 — тип («ОД» / «ЛС» / «К»)
Для журнала ЛС особенно важна проверка ознакомления работника: по ст. 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен с приказом о приёме под подпись в трёхдневный срок; для приказов о переводе, увольнении, дисциплинарном взыскании сроки также установлены ТК РФ. Просрочка ознакомления — основание для оспаривания приказа в суде, поэтому автоматический индикатор по этому полю критичен для HR.
Сроки хранения по ст. 22.1 ФЗ-125
Это самая частая зона ошибок. Полная матрица сроков:
| Категория | Срок хранения | Где смотреть |
|---|---|---|
| Приказы по основной деятельности | 5 лет после окончания года издания | Перечень Росархива № 236 |
| Приказы по основной деятельности постоянного хранения (создание, ликвидация и т. д.) | постоянно | Перечень Росархива № 236 |
| Приказы по личному составу — после 01.01.2003 | 50 лет | ст. 22.1 ч. 1 ФЗ-125 |
| Приказы по личному составу — до 01.01.2003 | 75 лет | ст. 22.1 ч. 2 ФЗ-125 |
| Приказы об ежегодных отпусках обычных работников | 5 лет | Росархив № 236, исключение |
| Приказы об отпусках с вредными / опасными условиями | 50 / 75 лет | ст. 22.1 ФЗ-125, исключение |
| Приказы о служебных командировках | 5 лет | Росархив № 236 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года (для самого приказа) | ст. 194 ТК РФ + Перечень |
Срок отсчитывается «с 1 января года, следующего за годом издания приказа». То есть приказ от 15.05.2026 со сроком 5 лет фактически хранится до 31.12.2031 включительно — а не до 15.05.2031. Эту «прибавку» обычно забывают и уничтожают документы на 6–9 месяцев раньше срока, что формально нарушает архивное законодательство.
Ответственность за нарушение правил архивного хранения предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ: штраф для должностных лиц 3 000–5 000 ₽, для юридических лиц — 5 000–10 000 ₽. Сумма небольшая, но при выездной проверке Роскомнадзора по ПДн вместе со ст. 13.11 КоАП штраф уже до 300 000 ₽ для юрлица, а при повторе — до 500 000 ₽.
Связь с КЭДО и электронный реестр
С 22 ноября 2021 года в ТК РФ действуют ст. 22.1–22.3, посвящённые кадровому электронному документообороту. Они позволяют вести в электронной форме как сами приказы по личному составу, так и журналы их регистрации.
Условия электронного журнала приказов
- локальный нормативный акт о ведении КЭДО, утверждённый с учётом мнения профсоюза (при его наличии);
- согласие работников на КЭДО (для принятых до 22.11.2021 — обязательно письменное);
- УКЭП работодателя для подписания приказов;
- ПЭП работника для ознакомления (выдаётся через корпоративный канал);
- система хранения, обеспечивающая читаемость документа в течение всего срока (для 50-летних — нетривиальная задача);
- регулярное резервное копирование и проверка целостности.
Главная техническая сложность электронного реестра приказов — 50-летнее хранение. За 50 лет неизбежно меняются форматы файлов, типы носителей, операторы хранения, требования к электронной подписи. Поэтому компании, переходящие на электронный реестр ЛС, обычно сразу планируют миграцию архива в облачный сервис с долгосрочным хранением (например, ГИС «Архив») или регулярно (раз в 5–10 лет) проводят преобразование форматов.
Типичные ошибки
Что чаще всего ломает реестр приказов
- Один общий журнал вместо двух раздельных — нарушение архивного дела, проблемы при сдаче в архив;
- Регистрация задним числом — приказ существует «в полях» раньше, чем в журнале;
- Пропуски в нумерации без приказа об отмене — основание для оспаривания при налоговой;
- Дубли номеров — два приказа с одним номером, обычно из-за несинхронной работы нескольких HR-специалистов;
- Уничтожение раньше срока — забытая «прибавка» от 1 января следующего года;
- Смешение «–ОД» и «–ЛС» в одной нумерации — путаница при поиске;
- Отсутствие отметки об ознакомлении работника по приказам ЛС — риск оспаривания;
- Невыдача копии приказа работнику при увольнении — нарушение ст. 84.1 ТК РФ;
- Отсутствие журнала вовсе — приказы нельзя найти, восстановление при потере невозможно.
Связь с другими реестрами
Реестр приказов не существует изолированно — он связан с несколькими другими документами и реестрами компании.
| Связанный документ / реестр | Связь | Где в шаблоне |
|---|---|---|
| Заявления работников | основание приказа ЛС | столбец «Основание» |
| Служебные записки | основание приказа ОД или ЛС | столбец «Основание» |
| Трудовые договоры | основание приказа о приёме | столбец «Основание» |
| График отпусков | основание приказа об отпуске | столбец «Основание» |
| Положение об оплате труда | основание приказа о премиях / надбавках | столбец «Основание» |
| Личные карточки работников (Т-2) | обновляются по приказам ЛС | связь по табельному номеру |
| Трудовые книжки / СЗВ-ТД | запись по приказу о приёме / увольнении | ссылка на номер приказа |
| 1С:ЗУП / кадровая система | автоматическое создание приказа из системы | интеграция по табельному номеру |
В Excel эти связи реализуются через ссылки и формулы ВПР/ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ. В кадровой системе типа 1С:ЗУП большинство этих связей создаётся автоматически — приказ формируется из карточки сотрудника, и в реестр запись попадает синхронно. Особенно тесная связь у журнала приказов с массовыми кадровыми документами: заявлениями на отпуск (одно из главных оснований приказов формы Т-6) и служебными записками (типичное основание для приказов по основной деятельности).
Когда Excel-реестр перестаёт работать
Для приказов пороги наступают раньше, чем для договоров — потому что объём приказов в средней компании обычно в 5–10 раз больше.
Признаки, что нужна полноценная кадровая система
- Более 200 приказов в год по ЛС (~17 в месяц) — Excel начинает тормозить, поиск становится медленным;
- Более 50 сотрудников в активном штате — синхронизация Т-2 и других кадровых документов вручную становится узким местом;
- Регулярные проверки ГИТ или Роскомнадзора — нужна автоматизация ознакомлений и журналирования;
- Несколько HR-специалистов — версии Excel-файла расходятся, восстановление актуальной редакции занимает часы;
- Переход на КЭДО — требует системы, поддерживающей УКЭП / ПЭП и юридически значимое хранение;
- Холдинг с несколькими юрлицами — централизованный реестр в Excel неэффективен.
На каждом из этих порогов компания обычно начинает дублировать данные между Excel и кадровой системой, что увеличивает риск ошибок и снижает доверие к учётам. Поэтому при 50+ сотрудниках полноценная кадровая программа практически безальтернативна — Excel остаётся только как промежуточный инструмент или резерв.
Когда переходить в систему
Если в компании уже есть кадровая программа (1С:ЗУП, СБИС-Кадры, Контур.Персонал), реестр приказов разумнее вести в ней — там автоматически связываются приказ, личная карточка, табельный номер и журнал. Если кадровой системы нет, но численность растёт — пора задуматься о связке СЭД + КЭДО, где приказы создаются в одном маршруте с заявлениями и автоматически попадают в реестр.
Посчитайте, сколько стоит ручной реестр приказов
ROI-калькулятор Cloudwork оценит реальное время HR-специалистов на ведение журналов, контроль ознакомлений и сверку с трудовыми книжками.
Открыть калькулятор →В Cloudwork приказ оформляется на основе заявления работника или служебной записки, проходит маршрут согласования и автоматически попадает в реестр с правильным индексом, журналом и сроком хранения. Электронное ознакомление работника фиксируется ПЭП с timestamp, что закрывает требование ст. 68 ТК РФ. Это снимает с HR-специалиста рутину ведения двух журналов параллельно и контроль за сроками ознакомления.
Кадровая дисциплина начинается с журнала приказов
Самые дорогие ошибки в кадровом учёте обычно обходятся не неправильным приказом, а его отсутствием в журнале — или ознакомлением работника позже трёхдневного срока по ст. 68 ТК РФ. Если эти проблемы знакомы — попробуйте Cloudwork: сквозная нумерация с индексами «–ОД» и «–ЛС», автоматический контроль ознакомлений с фиксацией ПЭП, связь приказа с заявлением и трудовым договором.
Подключить за 5 минут бесплатно для первых 5 сотрудников
Материал носит информационный характер. Ссылки на ст. 22.1 ФЗ-125 «Об архивном деле», ст. 22.1–22.3, 68, 84.1, 194 ТК РФ, ст. 13.11, 13.20 КоАП РФ, Перечень типовых архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), ГОСТ Р 7.0.97-2025, Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 актуальны на 1 мая 2026 года; перед применением рекомендуем сверяться с действующей редакцией.
