Заявление на отпуск — это документ, которым работник просит работодателя предоставить отпуск или согласовать его перенос. Главное, что путают на практике: заявление нужно не всегда. Если отпуск идёт по графику отпусков, утверждённому по ст. 123 ТК РФ, заявление формально не требуется. Заявление становится обязательным, когда работник просит отпуск вне графика, переносит даты, делит отпуск на части или хочет отпуск без сохранения заработной платы по ст. 128 ТК РФ. Ниже — образец, сроки, особенности кадрового ЭДО и риски штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ.
Что вы получите из статьи
- когда заявление на отпуск нужно, а когда хватает графика;
- сроки подачи и сроки выплаты отпускных (ст. 136 ТК РФ — 3 календарных дня);
- образец заявления с правильно сформулированной просьбой;
- нюансы по видам отпуска: ежегодный, без сохранения, учебный, по беременности;
- электронное заявление в рамках КЭДО (ст. 22.1–22.3 ТК РФ);
- штрафы по ст. 5.27 КоАП и типичные основания для проверок ГИТ.
Когда заявление нужно, а когда нет
Это первый вопрос, на который HR-команды отвечают неправильно: «нам нужны заявления от всех сотрудников». На самом деле всё зависит от того, идёт ли отпуск по графику.
| Ситуация | Заявление | Основание |
|---|---|---|
| Отпуск точно по графику отпусков | не требуется | ст. 123 ТК РФ — график обязателен для обеих сторон |
| Перенос дат отпуска по инициативе работника | обязательно | ст. 124 ТК РФ |
| Отпуск вне графика | обязательно | ст. 122, 123 ТК РФ |
| Деление отпуска на части | обязательно (по соглашению) | ст. 125 ТК РФ — одна часть ≥ 14 дней |
| Отпуск без сохранения зарплаты | обязательно | ст. 128 ТК РФ |
| Учебный отпуск | обязательно (со справкой-вызовом) | ст. 173–176 ТК РФ |
| Отпуск по беременности и родам | обязательно (с листком нетрудоспособности) | ст. 255 ТК РФ |
Для отпуска по графику основанием служит приказ работодателя по утверждённой форме (Т-6 или собственной). Работник по ст. 123 ТК РФ должен быть уведомлён о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели — под роспись или в электронной форме через систему КЭДО. Если уведомление за 2 недели не было отправлено, у работника возникает право требовать переноса по ст. 124 ТК РФ.
Сроки: за сколько подавать заявление
Сам по себе ТК РФ срок подачи заявления не устанавливает. Но есть критическая привязка к сроку выплаты отпускных: по ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три календарных дня до его начала. Срок исчисляется в календарных днях, включая выходные и праздничные.
Из этого следует обратная задача: чтобы успеть рассчитать и выплатить отпускные за 3 дня, заявление и приказ должны быть оформлены раньше — обычно за 5–7 рабочих дней до старта. Если работник принёс заявление в пятницу, а отпуск с понедельника, работодатель физически не успевает выплатить отпускные в срок и попадает под штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Чтобы исключить эти ситуации, в большинстве компаний минимальный срок подачи заявления закрепляют в локальном нормативном акте (положении об отпусках или ПВТР). Стандартная практика — 14 календарных дней; такая же норма содержится и в законопроектах, периодически вносимых в Госдуму. Если ЛНА не принят, ориентируются на разумный срок, позволяющий выплатить отпускные.
3 ключевых срока по отпуску
- 2 недели до начала года — утверждение графика отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
- 2 недели до начала отпуска — уведомление работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
- 3 календарных дня до начала отпуска — выплата отпускных (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Реквизиты заявления на отпуск
Унифицированной формы заявления нет — оно составляется в произвольной форме. Чтобы документ принимали без возвратов на доработку, в нём должны быть следующие блоки.
| Блок | Что указывать | Зачем |
|---|---|---|
| Адресат | должность и ФИО руководителя | идентификация лица, принимающего решение |
| Заявитель | должность, подразделение, ФИО | идентификация работника |
| Заголовок | «Заявление» | тип документа |
| Просьба | «предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск» | конкретный вид отпуска |
| Даты и продолжительность | с дд.мм.гггг по дд.мм.гггг, X календарных дней | расчёт отпускных и приказ |
| Основание (если особый случай) | ссылка на ТК РФ или ЛНА | обоснование для HR |
| Дата заявления | число подписания | контроль сроков |
| Подпись | собственноручная или электронная | юридическая сила |
Дополнительные поля стоит включать, исходя из типа отпуска: справка-вызов из учебного заведения для учебного отпуска (ст. 173–176 ТК РФ), указание причины для отпуска без сохранения (ст. 128 ТК — для отдельных категорий он предоставляется обязательно), листок нетрудоспособности по беременности (ст. 255 ТК).
Образец заявления на отпуск
Мини-шаблон заявления (ежегодный оплачиваемый)
Кому: Генеральному директору ООО «Альфа-Ритейл» Сидорову С. С.
От кого: руководителя отдела закупок Иванова И. И.
Документ: Заявление
Просьба: Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск
Период: с 12.05.2026 по 25.05.2026
Продолжительность: 14 календарных дней
Замещение: обязанности на период отпуска прошу возложить на старшего менеджера Петрову М. М. с её согласия
Дата подачи: 21.04.2026
Подпись: Иванов И. И. / собственноручно либо ПЭП в КЭДО
Для отпуска без сохранения зарплаты в просьбе указывают: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам по ст. 128 ТК РФ продолжительностью N календарных дней с дд.мм.гггг по дд.мм.гггг». Для учебного — «учебный отпуск с сохранением среднего заработка по справке-вызову № … от … в связи с прохождением промежуточной аттестации в …», прилагается справка-вызов установленной формы.
Виды отпусков и особенности
В практике HR чаще всего встречаются четыре вида отпусков, и для каждого свои особенности.
1. Ежегодный оплачиваемый. 28 календарных дней по ст. 115 ТК РФ. Может быть удлинённым у отдельных категорий (несовершеннолетние, инвалиды, госслужащие, работники с вредными условиями). По ст. 125 ТК отпуск можно делить, но хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней — иначе грубое нарушение трудового законодательства.
2. Без сохранения заработной платы. По ст. 128 ТК РФ — по соглашению сторон, но для отдельных категорий (участники ВОВ, работающие пенсионеры по старости, родители военнослужащих, инвалиды и т. д.) работодатель обязан предоставить такой отпуск по заявлению. Например, работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году. Это поле важно проверять, потому что отказ обязанному категориальному работнику — прямое основание для штрафа.
3. Учебный. По ст. 173–176 ТК РФ — на основании справки-вызова установленной формы. Длительность зависит от уровня обучения и формы (заочная/очно-заочная) и определена ТК. Без справки-вызова работодатель учебный отпуск не оформляет.
4. По беременности и родам. По ст. 255 ТК РФ — на основании листка нетрудоспособности; обычно 70 + 70 дней (140 кал. дней при обычных родах), длительность регулируется ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Заявление в кадровом ЭДО
С 2021 года ст. 22.1–22.3 ТК РФ установили правовую основу для кадрового электронного документооборота (КЭДО). Работодатель вправе перейти на КЭДО — для этого нужно принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота, уведомить работников и получить согласие новых сотрудников.
В рамках КЭДО заявление на отпуск, приказ о предоставлении отпуска и ознакомление работника с приказом оформляются полностью в электронной форме без бумажных дубликатов.
| Документ | Допустимая подпись работника | Допустимая подпись работодателя |
|---|---|---|
| Заявление на отпуск | ПЭП (логин/пароль или Госуслуги) | — |
| Приказ о предоставлении отпуска | ПЭП (ознакомление) | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление о начале отпуска | ПЭП (ознакомление) | УКЭП или УНЭП |
Полностью оформить только в электронной форме можно почти все кадровые документы; исключения, требующие бумаги, перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ — это, в частности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы о трудовой деятельности при отсутствии электронной трудовой книжки. Заявление на отпуск в эти исключения не входит, поэтому полностью переносится в КЭДО.
Если работодатель не использует свою систему КЭДО, можно использовать единую цифровую платформу «Работа в России» — там заявление и приказ передаются через инфраструктуру Минтруда.
Штрафы и проверки ГИТ
Государственная инспекция труда (ГИТ) ловит работодателей по нескольким типичным сценариям, и все они касаются отпусков:
Что чаще всего находят инспекторы
- график отпусков утверждён позже срока (за 2 недели до года) или не утверждён вовсе;
- работника не уведомили под роспись за 2 недели до начала отпуска;
- отпускные выплачены менее чем за 3 календарных дня — даже если задержка на 1 день;
- отпуск разделён без согласия работника или одна часть менее 14 дней;
- работнику отказано в обязательном отпуске без сохранения (ст. 128 ТК);
- за два года подряд работник не отдыхал — нарушение ст. 124 ТК (запрет непредоставления отпуска).
Наказание — штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. По ч. 1 (общее нарушение трудового законодательства):
- 1 000–5 000 ₽ — для должностного лица;
- 1 000–5 000 ₽ — для ИП;
- 30 000–50 000 ₽ — для юридического лица.
При повторном нарушении наказание по ч. 2 ст. 5.27 КоАП значительно жёстче, вплоть до дисквалификации должностного лица. Отдельно по ст. 5.27 ч. 6 КоАП — невыплата или несвоевременная выплата заработной платы (включая отпускные): для должностных лиц 10 000–20 000 ₽, для ИП 1 000–5 000 ₽, для юрлица 30 000–50 000 ₽.
На практике штраф редко выписывают за единичный случай — но если ГИТ при проверке обнаруживает системные нарушения (десятки случаев несвоевременной выплаты или неутверждённый график), штраф будет максимальным.
Типичные ошибки работника и работодателя
Что приводит к возвратам и просрочкам
- заявление подано в тот же день, когда планируется уход в отпуск — нет 3 дней на отпускные;
- не указан вид отпуска: ежегодный, без сохранения или учебный (последствия разные);
- в просьбе указаны рабочие дни вместо календарных (отпуск считается в календарных);
- не указано замещение, и руководитель возвращает заявление на доработку;
- после согласования заявление потеряли в почте — приказ не оформлен в срок;
- при делении отпуска ни одна часть не достигает 14 дней (нарушение ст. 125 ТК).
Большинство этих ошибок — следствие отсутствия единого процесса. Когда заявление переходит из почты в чат, потом в Word-файл, потом в подпись на бумаге, неизбежно теряются и сроки, и информация. Поэтому даже компании на 30–50 человек часто переходят на КЭДО или внутренний цифровой контур именно после первого штрафа от ГИТ.
Когда переводить кадровые заявления в систему
Сигналом «пора в систему» обычно служат три ситуации одновременно: количество отпусков в месяц перевалило за 10–15 и сроки выплаты регулярно «горят»; сотрудники начинают подавать заявления на e-mail руководителя без HR в копии; ГИТ предупредила или запросила пояснения по графику и уведомлениям.
Посчитайте, во сколько обходится ручная работа с отпусками
ROI-калькулятор Cloudwork оценит реальную стоимость потерянных заявлений, просрочек по отпускным и проверок ГИТ.
Открыть калькулятор →В Cloudwork заявление на отпуск оформляется по шаблону, привязывается к графику отпусков, проходит маршрут согласования (руководитель → HR → бухгалтерия) с фиксацией сроков и автоматически становится приказом после визирования. Это закрывает и риск штрафа (соблюдение всех 3 ключевых сроков по ТК), и операционный (никто не теряет заявление в почте).
Переведите заявления на отпуск в Cloudwork
Шаблон заявления, маршрут согласования, привязка к графику отпусков и контроль 3 ключевых сроков по ТК — без потерь в почте и штрафов от ГИТ.
Попробовать бесплатно →
Материал носит информационный характер и не заменяет юридическую или кадровую консультацию. Ссылки на ст. 22.1–22.3, 115, 122–125, 128, 136, 173–176, 255 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ и ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» актуальны на 1 мая 2026 года; перед применением рекомендуем сверяться с действующей редакцией.
