Автоматическая проверка
- Хранить до
Реестр приказов: журнал регистрации ОД, ЛС и К
Выберите рабочий поток, внесите номер и реквизиты приказа, проверьте повтор, укажите сверенный срок хранения и скачайте рабочий XLSX. Бесплатно, без регистрации.
Записи журнала регистрации
Выберите журнал, внесите реквизиты приказа и отдельно проверьте срок хранения по его содержанию и номенклатуре дел.
Проверка журнала
Здесь видны записи со сроком 50/75 лет или постоянным хранением и возможные повторы номеров в текущем черновике.
Проверьте и скачайте XLSX
XLSX содержит формулу «Хранить до», цветовые метки журналов ОД/ЛС/К, списки и инструкцию. Это внутренний регистрационный журнал, а не электронный оригинал приказа. Данные передаются серверу только для формирования файла и не сохраняются.
Как работать с журналом приказов
Приказы удобно учитывать независимыми потоками с собственными сериями номеров, даже если технически они находятся в одном файле. В карточке каждого приказа выберите рабочий пресет ОД, ЛС или К, а срок определите отдельно по содержанию и номенклатуре дел. После выбора столбец «Хранить до» покажет последний год хранения либо отметку «Постоянно», а компактная сводка — записи длительного хранения и дубли. Эти расчёты и проверки сохраняются в XLSX.
- ОД — рабочий индекс для основной деятельности; срок зависит от содержания.
- ЛС — рабочий индекс для личного состава, где часто применяются длительные сроки.
- К — отдельный рабочий поток для кадровых документов временного хранения.
- Подсветка дублей предупредит о повторе номера в пределах одного журнала.
Полный разбор полей журналов ОД и ЛС, нумерации по ГОСТ Р 7.0.97-2025, матрицы сроков по Перечню Росархива № 236, правил их исчисления по ФЗ-125 и перехода на КЭДО — в большом гайде: Реестр приказов в Excel: образец, нумерация и сроки хранения. Смежные шаблоны — реестр договоров и реестр счетов на оплату. Входящие письма и запросы, которые становятся основанием приказа, удобно вести в журнале регистрации входящих и исходящих документов.
Если приказ начинается с обращения сотрудника или подразделения, сначала оформите основание в конструкторе внутренней заявки или служебной записки, а затем укажите его в карточке приказа.
Частые вопросы
Как скачать готовый шаблон реестра приказов в Excel?
Заполните карточки приказов (или оставьте демонстрационный пример) и нажмите «Скачать заполненный XLSX». Вы получите файл с разделением по журналам ОД/ЛС/К, рабочей формулой срока хранения («Хранить до»), цветовой кодировкой журналов, выпадающими списками и инструкцией. Файл открывается в Excel, «Google Таблицах» и LibreOffice.
Обязательно ли вести отдельные журналы приказов ОД и ЛС?
Закон не требует именно двух Excel-файлов: можно вести один технический реестр с независимыми потоками и фильтрами. Разделение ОД, ЛС и К помогает не смешивать серии номеров и документы с разными сроками при формировании дел. Это рабочие пресеты инструмента; состав журналов, индексы и правила регистрации организация закрепляет в инструкции по делопроизводству и номенклатуре дел.
Как правильно нумеровать приказы?
По п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025 регистрационный номер содержит порядковый номер документа и по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными индексами. Сам ГОСТ не предписывает обозначения ОД/ЛС/К и не устанавливает сброс нумерации 1 января. Эти правила, включая отдельные серии и порядок исправления ошибок, закрепляют в локальной инструкции по делопроизводству. Например, организация может использовать 14-ОД, 14-ЛС и 14-К как три независимые серии.
Сколько лет нужно хранить приказы?
Срок определяют по содержанию конкретного приказа и действующей статье Перечня Росархива № 236: часть приказов по основной деятельности хранится постоянно, другие — временно; для личного состава встречаются 50/75 лет и более короткие сроки. Поэтому инструмент не назначает срок по одному индексу журнала. Пользователь выбирает его после проверки номенклатуры дел, а столбец «Хранить до» даёт предварительный год по дате приказа; если дело завершено позже, результат нужно скорректировать.
Можно ли вести журнал приказов только в электронной форме?
XLSX можно использовать как внутреннюю регистрационно-учётную форму, но он сам по себе не становится электронным оригиналом приказа. Для кадрового электронного документооборота нужны предусмотренная ТК РФ информационная система, требуемые подписи и соблюдение исключений ст. 22.1 ТК РФ; например, приказ об увольнении не переводится в КЭДО по этим правилам.
Когда одного реестра приказов уже недостаточно
XLSX помогает регистрировать документы, но не заменяет маршрут согласования, хранение основания и предусмотренное законом ознакомление. В Cloudwork можно связать карточку приказа с заявлением или трудовым договором и провести её по общему процессу; правила номера, срока и подписи организация закрепляет отдельно.
Вести приказы в Cloudwork