Реестр счетов на оплату — это таблица, в которой каждый полученный счёт представлен одной строкой: от кого, на какую сумму, по какому основанию, до какого срока нужно заплатить и в каком статусе находится платёж. Закон не обязывает вести такой реестр, но без него финансовая служба теряет контроль над кредиторской задолженностью: какие счета оплачены, какие просрочены, какие ещё ждут согласования и сколько денег понадобится на ближайшей неделе. Грамотный реестр решает четыре задачи: контроль сроков оплаты, прохождение согласования, питание платёжного календаря и готовность к проверке. Ниже — образец, обязательные графы, формулы Excel, логика исключения оплаченных и отклонённых счетов, выбор ставки НДС по каждой строке и сроки хранения.
Что вы получите из статьи
- обязателен ли реестр счетов на оплату и зачем он нужен;
- чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры и платёжного календаря;
- обязательные графы реестра с обоснованием;
- готовый образец строки реестра;
- формулы Excel и условное форматирование для контроля просрочки;
- приоритизацию платежей и очередь списания по ст. 855 ГК РФ;
- ставки НДС 22/20/10/7/5/0 %, режим «Без НДС» и сроки хранения по Перечню № 236.
Готовый шаблон реестра счетов на оплату
Заполните пример в онлайн-конструкторе — с контролем сроков оплаты, статусами и расчётом НДС по ставке каждой строки — и скачайте рабочий .xlsx с формулами и подсветкой просрочки. Бесплатно, без регистрации.
Открыть конструктор и скачать Excel →Счёт, счёт-фактура и реестр: что не путать
Три понятия постоянно смешивают, а у них разные роли. Реестр счетов на оплату работает только с одним из этих документов — со счётом-основанием платежа.
| Объект | Что это | Роль в учёте |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | документ-основание для платежа (оферта) | необязательный, единой формы нет — ст. 9 ФЗ-402 |
| Счёт-фактура | налоговый документ для вычета НДС | обязателен у плательщика НДС — гл. 21 НК, ПП № 1137 |
| Реестр счетов | таблица учёта полученных счетов | контроль кредиторки и сроков оплаты |
| Платёжный календарь | план оплат по датам | оперативный уровень БДДС, борьба с кассовым разрывом |
Реестр счетов на оплату ведёт входящие счета — те, что компания получила от поставщиков и должна оплатить. Счёт-фактуру отслеживают отдельно, для целей НДС. А платёжный календарь — это уже следующий слой: реестр отвечает на вопрос «кому и сколько мы должны», а календарь — «в какой день и из каких денег платим». Если вы ведёте реестр исходящих (выставленных) счетов, он решает зеркальную задачу — контроль дебиторской задолженности; о различии — в разделе ниже.
Обязателен ли реестр счетов на оплату
Вести реестр счетов юридически необязательно. Счёт на оплату не входит в перечень обязательных первичных учётных документов: по ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» формы первички определяет руководитель, а единой утверждённой формы счёта в России нет. Но «необязательно» не значит «не нужно» — реестр закрывает четыре практические задачи.
| Задача реестра | Что контролирует | Цена ошибки |
|---|---|---|
| Контроль сроков | какие счета пора платить, какие просрочены | пени и штрафы по договору |
| Согласование | какие счета прошли визу, какие ждут | платёж без одобрения |
| Платёжный календарь | сколько денег нужно по датам | кассовый разрыв |
| Готовность к проверке | по какому основанию прошёл платёж | вопросы ФНС по расходам |
Главный риск отсутствия реестра — потеря контроля над кредиторской задолженностью. Когда счетов десятки в месяц, без единой таблицы невозможно ответить, что уже оплачено, что висит в просрочке и что застряло на согласовании. Именно отсюда вырастают штрафы за просрочку поставщику и внезапные кассовые разрывы, когда в один день к оплате подходит больше счетов, чем есть денег на счёте.
Обязательные графы реестра счетов на оплату
Состав граф не случаен: каждая закрывает конкретную задачу контроля. Вот универсальный «костяк» реестра входящих счетов.
| Графа | Что вносить | Зачем |
|---|---|---|
| № | сквозной порядковый номер | идентификация и сортировка |
| Дата счёта | дата выставления счёта поставщиком | точка отсчёта срока оплаты |
| № счёта | номер счёта поставщика | сверка с поставщиком и платёжкой |
| Контрагент | наименование, ИНН | группировка по поставщику |
| Основание | договор / счёт-оферта | привязка к договору — контроль условий |
| Сумма всего | сумма счёта к оплате | расчёт потребности в деньгах |
| Ставка / режим НДС | 22 / 20 / 10 / 7 / 5 / 0 % или «Без НДС» | корректный расчёт по каждой операции |
| в т. ч. НДС | сумма налога по выбранной ставке | контроль суммы и сверка с документом |
| Срок оплаты | крайняя дата по договору/счёту | контроль просрочки и пеней |
| Статья бюджета / ЦФО | к какой статье относится расход | бюджетный контроль, лимиты |
| Статус | получен / на согласовании / к оплате / оплачен / отклонён | видимость этапа |
| Дата оплаты | фактическая дата платежа | закрытие строки, факт ДДС |
| № платёжки | номер платёжного поручения | связка с банковской выпиской |
Три графы работают вместе. «Срок оплаты» задаёт контрольную дату, «статус» отделяет актуальные обязательства от оплаченных и отклонённых, а «ставка / режим НДС» не даёт применить одну формулу ко всем операциям. Основная ставка в 2026 году — 22 %, однако в реестре остаются строки с 10 %, 0 %, специальными 5 % и 7 %, переходными 20 % и без НДС. Статус «Отклонён» означает, что счёт не включают в долг и просрочку; причину отклонения при этом лучше сохранить для аудита.
Образец строки реестра счетов на оплату
Ниже — пример одной строки реестра на типовой счёт поставщика услуг.
Образец строки реестра счетов
№: 128
Дата счёта: 15.06.2026
№ счёта: № 451 от 15.06.2026
Контрагент: ООО «Поставщик», ИНН 7701234567
Основание: договор № 12-У от 09.01.2026
Сумма всего: 183 000 ₽
Ставка / режим НДС: 22 % — ставка этой операции
в т. ч. НДС: 33 000 ₽
Срок оплаты: 25.06.2026
Статья бюджета: ИТ-услуги / ЦФО «Разработка»
Статус: к оплате (согласован 18.06.2026)
Дата оплаты: —
Принцип тот же, что и в реестре договоров в Excel: одна строка — один объект, контроль сроков формулами, статусы для этапов. Отличаются только графы — здесь в центре сумма, НДС и срок оплаты, а сам счёт привязан к договору и заявке на оплату.
Формулы Excel для контроля оплат
Главная ценность электронного реестра — автоматический контроль сроков и сумм. В формулах ниже использованы столбцы готового шаблона Cloudwork: F — сумма с НДС, G — ставка или режим НДС, I — срок оплаты, K — статус, L — фактическая дата оплаты.
| Задача | Формула / правило | Результат |
|---|---|---|
| Подсветить просроченные | =И($I2<>"";$I2<СЕГОДНЯ();$K2<>"Отклонён";НЕ(И($K2="Оплачен";$L2<>"";$L2<=СЕГОДНЯ()))) | красная заливка только актуальных строк |
| Подсветить платежи на 3 дня | =И($I2>=СЕГОДНЯ();$I2<=СЕГОДНЯ()+3;$K2<>"Отклонён";НЕ(И($K2="Оплачен";$L2<>"";$L2<=СЕГОДНЯ()))) | жёлтая заливка |
| Дней до срока оплаты | =ЕСЛИ(ИЛИ($I2="";$K2="Отклонён";И($K2="Оплачен";$L2<>"";$L2<=СЕГОДНЯ()));"";$I2-СЕГОДНЯ()) | дни только по открытым строкам |
| Сумма к оплате | =СУММПРОИЗВ(($K$2:$K$500<>"Отклонён")*(1-($K$2:$K$500="Оплачен")*($L$2:$L$500<>"")*($L$2:$L$500<=СЕГОДНЯ()))*$F$2:$F$500) | объём актуальных обязательств |
| НДС по ставке строки | =ЕСЛИ(ИЛИ($G2="Без НДС";$G2="0%");0;$F2*ЗНАЧЕН(ПОДСТАВИТЬ($G2;"%";""))/(100+ЗНАЧЕН(ПОДСТАВИТЬ($G2;"%";"")))) | выделение налога из суммы с НДС |
Критично проверять не только статус, но и подтверждающую дату. «Оплачен» закрывает обязательство после внесения фактической даты оплаты, а «Отклонён» означает, что счёт не принят к оплате; ни один подтверждённо закрытый счёт не должен увеличивать очередь платежей или число просрочек. СУММПРОИЗВ позволяет учесть сразу статус и дату, поэтому случайно выбранный статус без факта не прячет задолженность. Для НДС ставка берётся из текущей строки: при 22 % применяется расчёт 22/122, при 10 % — 10/110, при 7 % — 7/107, при 5 % — 5/105; для 0 % и «Без НДС» сумма налога равна нулю, но сами режимы в учёте различаются.
Статусы счёта и маршрут согласования
Реестр счетов — это не просто список, а карта движения каждого счёта по маршруту. Счёт не должен превращаться в платёж, минуя согласование: именно поэтому в реестре есть графа «статус».
Типовой маршрут счёта в реестре
- Получен — счёт зарегистрирован, присвоен номер, внесены сумма и срок;
- На согласовании — оформлена заявка на оплату, счёт ушёл на визу руководителю ЦФО и финансисту;
- К оплате — согласование пройдено, счёт включён в платёжный календарь на конкретную дату;
- Оплачен — проставлены дата платежа и номер платёжного поручения, строка закрыта;
- Отклонён — счёт не согласован (нет в бюджете, ошибка в реквизитах, спор по договору) с указанием причины.
Связка «счёт → заявка на оплату → согласование → платёж» — это и есть защита от внеплановых трат. Подробно о маршруте визирования — в гайде «Заявка на оплату», а о том, как настроить лимиты и статьи бюджета, — в материале «Контроль затрат компании». Когда счёт привязан к договору, удобно сверяться и с реестром договоров — чтобы оплата не вышла за пределы суммы контракта.
Приоритизация платежей и кассовый разрыв
Если денег на счёте хватает на все согласованные счета — вопрос приоритета не стоит. Он возникает при кассовом разрыве: к оплате подошло больше, чем есть на счёте. Здесь работают два разных механизма, и их важно не смешивать.
| Механизм | Кто применяет | Основание |
|---|---|---|
| Управленческая приоритизация | финансовая служба компании | внутренний регламент платежей |
| Очередь списания со счёта | банк при недостатке средств | ст. 855 ГК РФ |
Управленческая приоритизация — это внутреннее решение: при нехватке денег финансист платит сначала критичное (налоги и взносы, зарплата, обязательства с пенями и риском остановки поставок), а остальное переносит. Очерёдность задаётся внутренним регламентом, и реестр со статусами и сроками — основной инструмент для этого: видно, что просрочено, что критично, что можно подвинуть.
Законная очередь по ст. 855 ГК РФ — это другое: она применяется банком, когда на счёте недостаточно средств для всех предъявленных требований (картотека). Тогда списание идёт строго по очередям: первая — возмещение вреда жизни и здоровью, алименты; вторая — выходные пособия и оплата труда; третья — налоги и взносы по поручениям налоговой и зарплата по поручениям клиента; четвёртая — прочие исполнительные документы; пятая — остальные платежи в календарной очередности. Внутри одной очереди — по дате поступления документов. Управленческая приоритизация в реестре не отменяет ст. 855, а работает «до банка» — чтобы до картотеки вообще не доводить.
Суммы к оплате по датам из реестра можно перенести в платёжный календарь — оперативный прогноз движения денег на неделю или месяц. Чтобы увидеть совокупный график оплат и кассовый разрыв, добавьте туда не только счета, но и налоги, зарплату, другие обязательства и ожидаемые поступления. Публичный инструмент считает эти данные в браузере и не синхронизируется с реестром автоматически.
Реестр входящих и исходящих счетов
«Реестр счетов» — это на самом деле два зеркальных реестра, и их не стоит вести в одной таблице.
| Параметр | Входящие счета | Исходящие счета |
|---|---|---|
| Кто выставил | поставщик — нам | мы — покупателю |
| Что контролируем | кредиторскую задолженность | дебиторскую задолженность |
| Главный риск | просрочка оплаты, пени | неоплата клиентом, кассовый разрыв |
| Ключевая графа | срок оплаты, статус согласования | срок оплаты клиентом, статус оплаты |
| Куда питает | платёжный календарь (отток) | прогноз поступлений (приток) |
Реестр входящих счетов отвечает на вопрос «кому мы должны и когда платить», реестр исходящих — «кто должен нам и когда ждать денег». Вместе они дают обе стороны платёжного календаря: отток и приток. Для контроля закрывающих документов по исходящим счетам пригодится реестр актов выполненных работ — чтобы оплата сопровождалась корректной первичкой.
Как выбрать ставку НДС для строки реестра в 2026 году
С 2026 года основная ставка выросла до 22 %, но ставка реальной операции зависит от её вида, режима поставщика и переходных обстоятельств. Поэтому в рабочем реестре ставка или режим НДС — отдельное поле каждой строки, а не константа всей таблицы.
Что учесть в счетах и реестре в 2026
- 22 % — основная ставка с 1 января 2026 года;
- 10 % и 0 % — общеустановленные ставки для предусмотренных НК РФ операций; 5 % и 7 % — специальные ставки для применяющих их плательщиков УСН;
- 20 % нужна в реестре для старых и переходных документов, но не выбирается автоматически только по дате счёта;
- «Без НДС» не равно 0 %: в первом случае налог не предъявляется, во втором операция облагается по нулевой ставке;
- с 1 апреля 2026 применяется обновлённая форма счёта-фактуры (Постановление Правительства от 23.01.2026 № 26): новая строка для авансового счёта-фактуры, ИП указывают ОГРНИП;
- счёт на оплату единой формы не получил — но ставку НДС и реквизиты в нём нужно привести в соответствие.
Сначала перенесите ставку или режим из конкретного документа в графу G, затем выделяйте налог формулой Сумма × Ставка / (100 + Ставка). Для ставки 0 % результат равен нулю, но отметка «0 %» сохраняется; для «Без НДС» также получается ноль, однако режим остаётся отдельным. Такой подход поддерживает 22/20/10/7/5/0 % в одном файле и не переписывает исторические строки при изменении основной ставки.
Выставить отдельный счёт с выбранной ставкой НДС, суммой прописью и QR-кодом для оплаты можно в бесплатном онлайн-генераторе счёта на оплату — без регистрации, с выгрузкой в Excel и PDF.
Сроки хранения счетов и реестра
Сроки задают налоговое законодательство, закон о бухучёте и Перечень типовых управленческих документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
| Объект хранения | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Счёт на оплату (в составе первички) | 5 лет | ст. 29 ФЗ-402; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Счёт-фактура | 5 лет | гл. 21 НК РФ, правила ведения |
| Документы об оплате счетов, журнал учёта | 5 лет | Перечень № 236 |
| Связанные договоры | 5 лет после истечения | Перечень № 236 |
Базовый горизонт для всего блока — 5 лет, причём отсчёт идёт не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ в последний раз участвовал в бухгалтерской и налоговой отчётности. Это удобно: один срок на счёт, реестр и связанную первичку. Полная матрица сроков по всем типам документов — в гайде «Сроки хранения документов в организации».
Типичные ошибки в реестре счетов
Что чаще всего ломает учёт счетов на оплату
- счёт не зарегистрирован при получении — выпадает из контроля сроков и платёжного календаря;
- не заполнен срок оплаты — платёж уходит в просрочку, поставщик начисляет пени;
- платёж проведён без статуса «согласован» — трата в обход бюджета и маршрута;
- для всего файла зашита одна ставка 22 % — переходные, льготные и специальные операции считаются неверно;
- отклонённые счета остаются в сумме долга и просрочке — платёжная потребность завышается;
- входящие и исходящие счета в одной таблице — путаница кредиторки и дебиторки;
- реестр ведётся в личном файле сотрудника — после его ухода теряется история платежей.
Самая дорогая ошибка — потеря контроля сроков: один незамеченный просроченный счёт оборачивается пенями по договору и испорченными отношениями с поставщиком, а несколько одновременно — кассовым разрывом, который реестр должен был спрогнозировать заранее.
Когда реестру счетов пора в систему
Excel работает, пока счетов немного и их ведёт один человек. Сигнал «пора в систему» возникает, когда совпадают три фактора: счетов больше 100–150 в месяц и ручной контроль сроков даёт сбои; согласование счетов идёт по почте и теряется, а в реестре статус не успевают обновлять; реестр нужно связать с заявками на оплату, бюджетом и платёжным календарём, а в отдельном файле этой связки нет.
Проверьте все сроки оплаты на одном остатке
Перенесите даты и суммы счетов в платёжный календарь, добавьте поступления и найдите первую дату дефицита.
Открыть платёжный календарь →В Cloudwork счёт можно завести как документ с суммой, сроком, статусом, файлами-основаниями и маршрутом согласования. Связь с бюджетной статьёй, автоматический БДДС и перенос суммы в платёжный календарь не заявляются как готовые функции продукта: финансовый ответственный ведёт их отдельно. Как встроить учёт счетов в общий документооборот компании — в гайде «Как организовать документооборот в компании».
Реестр счетов — это контроль денег, а не просто таблица
Пока счета учитываются в личном файле, команда узнаёт о просрочке постфактум. Публичный реестр Cloudwork помогает собрать сроки и статусы, а отдельный платёжный календарь — вручную проверить совокупный денежный эффект. В рабочем пространстве Cloudwork можно организовать маршрут согласования самих документов.
Навести порядок в оплатах →Материал носит информационный характер и не заменяет бухгалтерскую, налоговую или юридическую консультацию. Ссылки на ст. 9 и 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте», пп. 8 п. 1 ст. 23 и гл. 21 НК РФ, ст. 855 ГК РФ, Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, ставки НДС и обновлённую форму счёта-фактуры по Постановлению Правительства от 23.01.2026 № 26 актуальны на 20 июля 2026 года. Перед применением сверяйте ставку конкретной операции с действующей редакцией норм и учётной политикой организации.
