Если контрагент не заплатил по договору, первым документом становится претензия о задолженности: арбитражный суд примет иск о взыскании только через 30 календарных дней со дня её направления, если должник не ответил раньше (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). За эти дни претензия часто сама возвращает деньги — если в ней точная сумма, расчёт санкций и понятный срок оплаты. Претензионное письмо об оплате задолженности, досудебная претензия по задолженности и письмо-требование — один и тот же документ: название значения не имеет (п. 6 и 14 Пленума ВС РФ № 18). Ниже — как подтвердить долг, что выбрать между неустойкой и процентами, расчёт на реальных ключевых ставках 2026 года, два образца для Word и маршрут после 30 дней. Для бесспорного долга до 750 000 ₽ есть и более короткий путь — судебный приказ, для которого претензия не нужна.
Шаг 1. Подтвердите долг документами
Суд взыщет только ту сумму, которую можно проследить от договора до конкретного документа об исполнении. Срок оплаты зависит от вида договора: если договор его не устанавливает, действуют диспозитивные правила второй части ГК РФ.
| Договор | Когда наступает срок оплаты | Чем подтверждается долг | На что обратить внимание |
|---|---|---|---|
| Поставка | по договору; при поставке комплекта частями — после отгрузки последней части (ст. 516 ГК) | УПД или товарная накладная, спецификация, доверенность получателя | срок считают от события из договора, а не от даты счёта |
| Купля-продажа | непосредственно до или после передачи товара (ст. 486 ГК) | УПД, акт приёма-передачи | при просрочке оплаты закон сам даёт проценты по ст. 395 (п. 3 ст. 486) |
| Услуги | в сроки и порядке договора (ст. 781 ГК) | акт об оказании услуг, отчёты | неподписанный акт требует доказательств направления и отсутствия возражений |
| Подряд | после окончательной сдачи результата, если аванс не предусмотрен (ст. 711 ГК) | акт сдачи-приёмки, в том числе односторонний | односторонний акт работает только при необоснованном отказе от приёмки |
| Аренда | по договору; при существенной просрочке — досрочно, но не более чем за два срока (ст. 614 ГК) | договор, акт передачи объекта, расчёт платы по периодам | переменную часть — коммунальные платежи — считайте отдельно |
Если заказчик не подписывает акт и молчит, долг всё равно можно доказать — порядок одностороннего оформления разобран в материале об акте выполненных работ. Перед отправкой претензии сверьте цифры с актом сверки: расхождение в собственных документах кредитора — самый частый повод для встречных возражений.
Если срок оплаты в договоре не указан
Когда срок не определён или привязан к моменту востребования, сначала направьте требование об оплате: по п. 2 ст. 314 ГК РФ должник исполняет его в течение семи дней. Только после этого начинается претензионная процедура (п. 18 Пленума ВС РФ № 18): претензию отправляйте отдельным письмом не раньше восьмого дня после требования. Для займа без срока возврата ждать нужно 30 дней после требования (п. 1 ст. 810 ГК РФ). Во втором образце ниже этот вариант предусмотрен отдельной строкой.
Шаг 2. Неустойка или проценты по ст. 395 ГК РФ
Главное правило претензии о взыскании задолженности — не требовать и неустойку, и проценты за одну и ту же просрочку. Если договор предусматривает неустойку за денежное обязательство, проценты по ст. 395 ГК РФ не взыскиваются, если иное не предусмотрено законом или договором (п. 4 ст. 395). Поэтому претензия об уплате неустойки и претензия с процентами по ст. 395 — два разных сценария, а не один документ с двумя требованиями. Остальные различия важны для расчёта и для прогноза, что оставит суд.
| Критерий | Договорная неустойка | Проценты по ст. 395 ГК РФ |
|---|---|---|
| Основание | письменное условие договора — иначе оно ничтожно (ст. 331 ГК) | закон: начисляются без условия в договоре |
| Размер | процент или фиксированная сумма из договора | ключевая ставка Банка России по периодам её действия |
| Снижение судом | только по заявлению должника-предпринимателя, в исключительных случаях и не ниже расчёта по ключевой ставке (ст. 333 ГК; п. 71–73 Пленума № 7) | ст. 333 не применяется; повышенные договорные проценты снижают не ниже ключевой ставки (п. 6 ст. 395 ГК; п. 48 Пленума № 7) |
| Начисление по день оплаты | да (п. 65 Пленума № 7) | да (п. 3 ст. 395 ГК; п. 48 Пленума № 7) |
| Когда выгоднее | ставка разумная и выше ключевой | неустойки нет или она ниже ключевой ставки |
Высокая неустойка — не всегда лучшая стратегия. Ставка 0,5 % в день — это 182,5 % годовых, и должник почти наверняка попросит её снизить. Снизят её или нет, зависит от доказательств, но тяжёлое финансовое положение должника само по себе основанием не является (п. 73 Пленума № 7). Не путайте проценты по ст. 395 с законными процентами за пользование деньгами по ст. 317.1 ГК РФ: с 1 августа 2016 года они начисляются, только если это прямо предусмотрено законом или договором.
Шаг 3. Расчёт процентов по ст. 395 на реальных ставках 2026 года
Проценты считают по ключевой ставке, «действовавшей в соответствующие периоды» (п. 1 ст. 395 ГК РФ), то есть отдельно за каждый отрезок, пока ставка не менялась. Официальный источник ставок — сайт Банка России. Формула для каждого периода: сумма долга × ставка × число дней ÷ 365 (в високосном году — 366). День фактической оплаты включается в период (п. 48 постановления Пленума ВС РФ № 7).
| Ставка действует с | Ключевая ставка |
|---|---|
| 28.10.2024 | 21,00 % |
| 09.06.2025 | 20,00 % |
| 28.07.2025 | 18,00 % |
| 15.09.2025 | 17,00 % |
| 27.10.2025 | 16,50 % |
| 22.12.2025 | 16,00 % |
| 16.02.2026 | 15,50 % |
| 23.03.2026 | 15,00 % |
| 27.04.2026 | 14,50 % |
| 22.06.2026 | 14,25 % |
| 27.07.2026 | 14,00 % |
Таблица актуальна на 10 сентября 2026 года. Совет директоров Банка России пересматривает ставку по графику, поэтому перед расчётом сверьтесь с официальной таблицей: если ставка изменилась, для нового периода нужна новая строка.
Пример: долг 500 000 ₽, срок оплаты — 29 мая 2026 года (пятница)
30 мая – 21 июня, 23 дня по 14,5 %: 500 000 × 14,5 % × 23 ÷ 365 = 4 568,49 ₽
22 июня – 26 июля, 35 дней по 14,25 %: 500 000 × 14,25 % × 35 ÷ 365 = 6 832,19 ₽
27 июля – 10 сентября, 46 дней по 14 %: 500 000 × 14 % × 46 ÷ 365 = 8 821,92 ₽
Итого проценты на 10 сентября: 20 222,60 ₽ и далее по день оплаты
Для сравнения: неустойка 0,1 % в день: 500 000 × 0,1 % × 104 дня = 52 000 ₽
Если бы срок оплаты выпал на выходной, например на воскресенье 31 мая, он перенёсся бы на понедельник 1 июня, а просрочка началась бы 2 июня (ст. 193 ГК РФ) — частая ошибка в расчётах, которую должник обязательно заметит. Разница между процентами и неустойкой в 2,5 раза объясняет, почему кредиторы закладывают неустойку в договор, а должники — ограничивают её потолком. Если в договоре есть предел неустойки, например 10 % от суммы долга, в расчёте его нужно учесть: суд всё равно применит ограничение.
Образец претензии о задолженности по договору
Образец претензии о задолженности по договору есть в двух вариантах, оба в Word (.docx): с неустойкой из договора и с процентами по ст. 395 ГК РФ и графиком погашения. Номера документов и суммы подставьте из акта сверки; если в договоре есть неустойка за просрочку оплаты, берите первый.
Второй образец рассчитан на договор без неустойки и на случай, когда срок оплаты не был установлен. В нём же — предложение подписать график погашения: для кредитора это способ получить деньги без суда и одновременно зафиксировать признание долга должником.
Должник может ответить признанием, частичным согласием с графиком или мотивированным отказом. Образцы таких ответов и срок, в который их стоит ждать, — в материале о сроке ответа на претензию. Отказ позволяет подать иск сразу, не дожидаясь 30 дней.
Если спор не только о деньгах — например, нужно заставить контрагента исполнить обязательство или предложить расторгнуть договор, — возьмите универсальную досудебную претензию. Там же подробно разобраны способы отправки и доказательства направления.
Как засчитываются частичные оплаты
Должник редко платит всё сразу. Порядок, в котором частичный платёж гасит требования, установлен ст. 319 ГК РФ: сначала издержки кредитора по получению исполнения, затем проценты, затем основной долг. Под «процентами» здесь понимается только плата за пользование деньгами — по займу, кредиту или ст. 317.1. Неустойка и проценты по ст. 395 гасятся после основного долга (п. 49 Пленума № 7), поэтому кредитор не вправе сначала засчитать платёж в пени.
Пример зачёта платежа
Долг на дату платежа: основной долг 500 000 ₽ и неустойка 52 000 ₽
Поступило: 300 000 ₽ без указания назначения
Как засчитывается: в основной долг: остаток долга 200 000 ₽, неустойка 52 000 ₽ сохраняется
Что дальше: неустойка начисляется уже на остаток 200 000 ₽ со следующего дня
Если долгов несколько — по разным УПД или актам, — применяется ст. 319.1 ГК РФ: платёж идёт в погашение того обязательства, которое указал должник. Без указания — сначала необеспеченного, затем того, срок которого наступил раньше. Поэтому в претензии об оплате задолженности просите указывать в назначении платежа номер договора и документов.
Признание долга и исковая давность
Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Претензия сама по себе его не прерывает, а только приостанавливает на время процедуры, для претензии по АПК — не дольше 30 дней. А вот признание долга должником прерывает давность, и после перерыва трёхлетний срок начинается заново (ст. 203 ГК РФ).
| Действие должника | Прерывает давность? | Основание |
|---|---|---|
| Письменное признание претензии | да | п. 20 Пленума ВС РФ № 43 |
| Просьба об отсрочке или рассрочке, подписанный график | да | п. 20 Пленума № 43 |
| Акт сверки, подписанный уполномоченным лицом | да | п. 20 Пленума № 43 |
| Частичная оплата без оговорок | сама по себе не прерывает по всему долгу | п. 20 Пленума № 43 |
| Письменное признание после истечения давности | давность начинает течь заново | п. 2 ст. 206 ГК РФ; п. 21 Пленума № 43 |
Практический вывод: прикладывайте к претензии акт сверки. Подписанный акт одновременно подтверждает сумму и прерывает давность. Проверьте полномочия подписанта: признание представителем действует, только если у него были такие полномочия (п. 22 постановления Пленума № 43).
Если долг не погашен: приказ, упрощённое производство или иск
Если долг не погашен, выбор процедуры зависит от суммы и от того, спорит ли должник. Для приказа претензия не нужна, но при бесспорном долге её всё равно полезно направить: иногда этого достаточно, чтобы получить деньги.
| Путь | Когда подходит | Претензия | Особенности |
|---|---|---|---|
| Судебный приказ | бесспорный долг до 750 000 ₽ по документам, которые должник признаёт (ст. 229.2 АПК) | не нужна (абз. 4 ч. 5 ст. 4 АПК) | должник вправе направить возражения в течение 10 дней, и тогда приказ отменят |
| Упрощённое производство | иск о взыскании до 1 200 000 ₽ к организации или до 600 000 ₽ к ИП (ст. 227 АПК) | нужна | дело рассматривают по документам, без вызова сторон |
| Общий порядок | крупная сумма или спор о фактах | нужна | судебные заседания, экспертиза при необходимости |
Госпошлина по иску рассчитывается по ст. 333.21 НК РФ: например, по иску на 200 000 ₽ — 15 000 ₽. Если стороны заключат мировое соглашение в первой инстанции, истцу вернут 70 % пошлины (ст. 333.40 НК РФ). Это ещё один аргумент за график погашения, предложенный во втором образце.
Держите оплаты по договорам под контролем
В реестре договоров видно, какие этапы оплачены, какой остаток и когда наступает срок. Просрочка всплывёт до того, как придётся писать претензию.
Открыть реестр договоров →Как это выглядит на практике: поставщик и три неоплаченные УПД
Поставщик отгрузил товар по трём УПД: 180 000 ₽ со сроком оплаты 10 мая, 150 000 ₽ — 10 июня и 150 000 ₽ — 10 июля. Договор предусматривал неустойку 0,1 % в день с ограничением 10 % от неоплаченной суммы. В середине июля покупатель перечислил 200 000 ₽ без назначения платежа.
По ст. 319.1 ГК РФ деньги ушли в погашение самой ранней поставки — 180 000 ₽, и 20 000 ₽ — в счёт второй. Поставщик направил претензию с таблицей по каждой УПД: остаток долга 280 000 ₽, неустойка по каждой поставке со своей даты просрочки и с учётом потолка 10 %, приложил акт сверки. Покупатель подписал акт и попросил рассрочку на три месяца. Подпись под актом прервала давность по всей признанной сумме, а график дал поставщику деньги раньше, чем закончился бы даже упрощённый процесс, — и без госпошлины.
Ошибки, из-за которых претензию о долге трудно защитить
- одновременно неустойка и проценты по ст. 395 без разрешения в договоре;
- одна ключевая ставка на весь период вместо расчёта по периодам;
- договорная пеня названа «процентами по ст. 395» — суд пересчитает;
- нет расчёта: только итоговая сумма без периодов и базы;
- долг по неподписанным актам без доказательств их направления;
- срок оплаты «по требованию», а семидневное требование не направляли;
- частичная оплата засчитана в неустойку, а не в основной долг;
- претензия подписана лицом без подтверждённых полномочий.
Материал носит информационный характер и не заменяет юридическую консультацию. Правовая база: ст. 193, 196, 203, 206, 309, 310, 314, 317.1, 319, 319.1, 330, 331, 333, 395, 486, 516, 614, 711, 781, 810 ГК РФ; ч. 5 ст. 4, ст. 227, 229.2 АПК РФ; ст. 333.21, 333.40 НК РФ; постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2016 № 7, от 29.09.2015 № 43, от 22.06.2021 № 18. Ключевые ставки — по данным Банка России. Нормы, разъяснения и ставки проверены по состоянию на 10 сентября 2026 года. Для государственных и муниципальных контрактов пени рассчитываются по правилам ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ — от ставки на дату уплаты, а не по периодам.
