Если акты выполненных работ согласуются вразнобой, компания теряет время на возвраты, перепроверки и срывы закрытия месяца. Особенно остро это чувствуется там, где акт связан с проектом, этапами работ и оплатой по договору.
Что разберём в статье
- какие ошибки чаще всего ломают согласование актов;
- как должен выглядеть маршрут внутри компании;
- какие поля и статусы должны быть в карточке акта;
- как связать акт с договором, счётом и замечаниями.
Почему акт зависает между подразделениями
- Нет общей версии документа: менеджер, проектная команда и бухгалтерия работают с разными файлами.
- Замечания не структурированы: часть комментариев приходит в почте, часть в чате, часть устно.
- Акт не связан с договором: сложно быстро проверить объём, этап и основание для закрытия.
- Период закрывается вручную: бухгалтерия узнаёт о проблемах слишком поздно.
Рабочий маршрут согласования акта
| Этап | Кто участвует | Что должно произойти |
|---|---|---|
| Подготовка | Менеджер / инициатор | Создать акт и привязать к договору или этапу |
| Проверка | Ответственный за результат | Подтвердить объём и отсутствие замечаний |
| Финальный контроль | Руководитель / финансы | Проверить суммы, сроки и готовность к закрытию |
| Передача | Бухгалтерия | Отправить на подпись или зарегистрировать в учёте |
Что должно быть в карточке акта
- Контрагент и номер договора
- Период или этап работ
- Сумма и валюта
- Ответственный менеджер
- Статус замечаний
- Ссылка на счёт и связанные документы
Пример карточки акта
Контрагент: ООО «Альфа»
Основание: Договор № 18/24, этап 2
Сумма: 180 000 ₽
Ответственный: Менеджер проекта
Статус: на проверке у руководителя
Как сократить возвраты и споры
Возвраты чаще всего связаны не с самим актом, а с неясным процессом: кто должен проверить объём, кто подтверждает сроки, кто видит замечания клиента. Когда это не закреплено в маршруте, акт начинает “гулять” неделями.
Перед запуском процесса проверьте
- есть единое место для замечаний по акту;
- акт всегда связан с договором или этапом проекта;
- сумма и объём проверяются до передачи в бухгалтерию;
- видно, у кого сейчас документ и сколько он там лежит;
- есть дедлайн на согласование до закрытия периода.
Как это настроить в Cloudwork
- Создайте тип документа “Акт выполненных работ”.
- Добавьте обязательные поля по договору, этапу, сумме и замечаниям.
- Настройте маршрут: инициатор → проверка результата → финальный контроль → бухгалтерия.
- Свяжите акт с согласованием счёта и единым реестром входящих документов.
Закрытие периода не должно зависеть от переписок по акту
Оцените, сколько ручной работы можно снять, если акты и замечания проходят по одному маршруту.
Рассчитать эффект →
Соберите акты и замечания в одном процессе
Статусы, версия документа, маршрут и связь с договором в одном сервисе.
Создать аккаунт →
