Компания ежедневно обрабатывает десятки входящих счетов, но часть из них теряется на столах, а оплата задерживается. Разбираем, как выстроить надёжный электронный маршрут согласования счетов на оплату и автоматизировать процесс без IT-специалистов.
Почему бумажные счета — это скрытые убытки
Процесс ручного согласования счетов на оплату в 80% компаний выглядит одинаково: менеджер получает счет от поставщика (часто в PDF по email), распечатывает его и несёт на подпись руководителю. Если начальника нет на месте, бумага ложится в лоток.
Этот процесс порождает три критические проблемы:
- Потеря документов: Счета теряются среди других бумаг на столе согласующего.
- Кассовые разрывы и пени: Из-за долгого маршрута срываются сроки оплат, поставщики начисляют пени или приостанавливают отгрузки.
- Нецелевые расходы: Суммы на бумажных счетах сложнее сверять с заложенным в проектах бюджетом.
Электронное согласование счетов в Cloudwork
Облачная платформа Cloudwork полностью устраняет человеческий фактор из маршрута утверждения оплат. Вместо передачи бумаг из рук в руки, система автоматически направляет документ нужному руководителю, а бухгалтерия получает реестр уже одобренных платежей.
Ключевые возможности:
- Единый реестр счетов: Все входящие счета (с прикрепленными сканами или PDF) хранятся в защищенном облачном архиве с удобным поиском.
- Конструктор маршрутов: Настраивайте логику любой сложности — от простой цепочки «Инициатор → Директор → Бухгалтер» до параллельного согласования с условиями по сумме.
- Мобильное согласование: Руководителям не нужно заходить в систему с компьютера. Встроенный Telegram-бот моментально присылает счет в мессенджер с кнопками «Одобрить» и «Отклонить».
Настройка маршрута за 15 минут
Переход на электронное согласование не требует внедрения длинной в месяцы. В Cloudwork процесс запускается из коробки:
- Создайте тип документа «Счет на оплату».
- Добавьте нужные поля в карточку (Сумма, Контрагент, Статья затрат).
- Нарисуйте маршрут согласования в редакторе, выбрав ответственных.
Готово! Теперь менеджеры могут загружать сканы счетов в систему, а Cloudwork обеспечит их быстрое согласование.
Кому подходит этот процесс
Оцифровка счетов на оплату дает максимальный ROI для:
- Торговых и производственных компаний с большим объемом закупок.
- Агентств и IT-компаний со сложной проектной структурой.
- Команд с удаленными сотрудниками, где менеджер и директор работают из разных офисов или городов.
Готовы ускорить оплату счетов в 5 раз?
Настройте первый маршрут согласования самостоятельно всего за 15 минут.
Зарегистрироваться бесплатно