Компания регулярно получает сотни закрывающих документов от контрагентов, из-за чего часть актов и накладных теряется или доходит до бухгалтерии с опозданием. Разбираем, как автоматизировать документооборот с поставщиками, ускорить сверки и навсегда избавиться от бумажной рутины.
Бумажный хаос при работе с контрагентами
Закупка товаров, заказ рекламных услуг или доставка сырья — любой бизнес-процесс заканчивается получением закрывающих документов (актов выполненных работ, УПД, товарных накладных). Если компания работает без облачного архива, процесс превращается в хаос:
- Документы оседают в филиалах: Менеджеры забирают накладные на складе, но забывают передать их в центральный офис.
- Проблемы с НДС: Бухгалтерия не может своевременно принять НДС к вычету, так как оригиналы счетов-фактур застряли на подписи.
- Сложности при встречных проверках ФНС: Поиск нужного акта за прошлый год в бумажном архиве занимает несколько часов или дней.
Частично проблему решают операторы КЭДО (Контур.Диадок, СБИС), но далеко не все контрагенты готовы на них переходить. Для наведения порядка внутри компании бизнесу нужна единая база для учета как электронных, так и сканов бумажных документов.
Внутренний документооборот с поставщиками в Cloudwork
Cloudwork позволяет создать централизованный цифровой хаб, куда стекаются все закрывающие документы компании: как от менеджеров «в полях», так и от офисных сотрудников.
Как это работает на практике:
- Быстрый сбор: Менеджер, забирая товар у поставщика, фотографирует накладную и отправляет фото в Telegram-бот Cloudwork. Документ мгновенно появляется в системе.
- Связь с договорами: Акт прикрепляется к конкретному договору и этапу платежа. Вы всегда видите, закрыт ли аванс актами.
- Согласование: Встроенные маршруты позволяют настроить согласование счетов на оплату и входящих актов напрямую с руководителями проектов или складов.
- Безопасное хранение: Архив защищен от потерь, а поиск по атрибутам (ИНН, Сумма, Тип) занимает секунды.
Настройка архива за 15 минут
Перевод работы с поставщиками в Cloudwork не требует месяцев внедрения:
- Зайдите в раздел «Настройки реестров» и создайте типы «Входящий акт» и «УПД».
- Настройте карточки документов, добавив поля «Сумма без НДС», «Контрагент» и «Оригинал получен (Да/Нет)».
- Подключите Telegram-бот, чтобы сотрудники могли выгружать сканы прямо со смартфона.
📊 Рассчитайте вашу экономию на согласовании
Узнайте, сколько бизнес экономит при отказе от бумажного документооборота с поставщиками.
Открыть калькулятор →Для кого этот процесс незаменим
Оцифровка входящего потока документов от поставщиков показывает лучший результат в следующих отраслях:
- Строительные компании и производства, где прорабы или начальники цехов ежедневно подписывают накладные на материалы.
- Розничные сети и eCommerce с децентрализованными складами и десятками мелких поставщиков.
- Рекламные агентства с большим количеством субподрядчиков и фрилансеров на договорах ГПХ.
Хватит терять акты от поставщиков!
Настройте систему сбора накладных через Telegram-бот бесплатно для команд до 10 человек.
Зарегистрироваться бесплатно