Реестр договоров аренды в Excel помогает не потерять критичные сроки и обязательства по аренде. Хороший шаблон показывает, по каким объектам и на каких условиях компания арендует помещения или оборудование, и где есть ближайшие риски по продлению и платежам.
Что разберем
- какие столбцы нужны в реестре аренды;
- пример строки по договору аренды;
- как учитывать сроки продления и индексации;
- когда Excel-реестр пора переносить в систему.
Какие столбцы нужны в шаблоне
| Столбец | Что хранить | Почему важно |
|---|---|---|
| Объект | что именно арендуется | понимать предмет договора |
| Контрагент | арендодатель | видеть владельца отношений |
| Срок | начало, окончание, продление | не пропускать дедлайны |
| Ставка | арендная плата и допрасходы | контролировать деньги |
| Ответственный | владелец договора | не терять контроль |
| Статус | действует / продление / расторжение | видеть текущую стадию |
Образец строки в реестре аренды
Мини-шаблон строки
Объект: офис 320 м², БЦ «Север»
Контрагент: ООО «Сити Девелопмент»
Срок: 01.05.2026-30.04.2027
Ставка: 420 000 ₽ в месяц
Критичная дата: 01.03.2027 - уведомление о продлении
Статус: действует
Что чаще всего упускают
Чаще всего в реестре нет даты уведомления о продлении, условий индексации или владельца договора. Из-за этого компания может вовремя не заметить изменение ставки или потерять пространство для переговоров.
Чтобы шаблон был полезным
- ведите отдельно дату окончания и дату уведомления о продлении;
- фиксируйте ставку и важные дополнительные платежи;
- указывайте владельца договора внутри компании;
- показывайте текущую стадию договора;
- связывайте строку с карточкой и актуальной версией документа.
Когда пора уходить от Excel-реестра
Если у компании несколько объектов аренды или длинный портфель договоров, ручного реестра становится мало. Намного лучше, когда сроки, версии и напоминания живут в одной карточке договора и автоматически подсказывают критичные события.
Реестр аренды полезен только тогда, когда помогает не пропускать сроки и обязательства
Оцените, сколько рисков создают пропущенные продления, индексации и ручной контроль договоров аренды в Excel.
Оценить эффект →
Переведите аренду в Cloudwork
Реестр, сроки, платежи и карточки договоров аренды в одном процессе.
Попробовать бесплатно →
