Реестр актов нужен не ради формального учёта, а чтобы компания в любой момент понимала, какие акты уже готовы, какие зависли, а какие ещё не связаны с оплатой или договором.
Что вы получите
- структуру рабочего реестра актов;
- обязательные поля и статусы;
- понимание, когда таблицы уже не справляются;
- сценарий, как связать реестр с согласованием и оплатой.
Читайте также: Согласование актов выполненных работ
Почему реестр актов нужен отдельно
- Актов становится много: по проектам, контрагентам и периодам быстро накапливается десятки документов.
- Нужен управленческий обзор: кто задерживает проверку, где риски по закрытию месяца, что не привязано к договору.
- Нужен быстрый поиск: по контрагенту, сумме, периоду, договору, статусу.
Что должно быть в реестре
- Дата акта и период
- Контрагент
- Договор или этап работ
- Сумма
- Ответственный
- Статус: новый, на проверке, согласован, отправлен, закрыт
| Ситуация | В Excel | В рабочем реестре |
|---|---|---|
| Нужно найти акт по договору | поиск по нескольким листам | один фильтр по договору и статусу |
| Акт завис у согласующего | нужно спрашивать вручную | видно, у кого документ и сколько лежит |
| Нужно закрыть период | ручной обзвон и сбор файлов | видна вся картина по статусам |
Пример строки в реестре актов
Контрагент: ООО «Вектор»
Договор: № 18/24
Период: март 2026
Сумма: 180 000 ₽
Статус: на проверке
Ответственный: менеджер проекта
Когда пора уходить от Excel
Сигналы для автоматизации
- по одному акту участвуют несколько ролей;
- нужны напоминания по срокам;
- важно видеть историю статусов;
- акты должны быть связаны с договорами и оплатой;
- сотрудники тратят время на ручной поиск файлов.
Как настроить реестр актов в Cloudwork
- Создайте единый тип документа для акта с обязательными полями по договору, периоду и сумме.
- Свяжите его с маршрутом согласования.
- Добавьте фильтры по статусам, контрагентам и срокам.
- Используйте реестр как точку контроля перед оплатой и закрытием периода.
Реестр актов должен показывать картину, а не просто список файлов
Посчитайте, сколько времени команда теряет на ручной поиск статусов и документов.
Посчитать эффект →Соберите акты в единый реестр
Статусы, суммы, сроки и связь с договором в одном сервисе.
Попробовать бесплатно →
